Как идеально делегировать задачи?

Часто работа происходит ради работы или тянет все сделать самому. Потому что так надежнее, привычнее или потому что процесс нравится. Но это тупиковый путь, которым не то что бизнес, но даже ларек не построить.

Тут, конечно, на помощь приходит делегирование, стандартизация и автоматизация задач и процессов. Это одна из тех вещей, где каждый гуру в теории, но не на практике. Решил себе об этом лишний раз напомнить и с вами поделиться. #10идейдня

1. Первый вопрос, который стоит задать себе — что такое «идеально делегированная задача»?

И тут всего 2 верных ответа:
а) Задача, которую вы придумали, но потом вычеркнули из списка. Самый сильный ход в делегировании и автоматизации задач — вообще выкидывать их и не делать никому и никогда. Правило 20/80, принципы Lean — в основном про это.

б)Задача, которую все-таки не выкинули и нужно выполнять — лучше отдать алгоритму/роботу, но не человеку. То есть сразу стремиться к максимальной автоматизации.

Например, рассылка email. Я бы мог нанять фрилансера или поручить кому-то, но зачем, когда есть Mailchimp? Написал я пост, а оно само в заданное время отправляет текст по базе подписчиков.

Если вдуматься, такое было не всегда. Когда-то это было полноценной работой для целой группы людей. Они каждое письмо писали отдельно и отправляли почтой. Но потом часть задач выкинули, часть автоматизировали, а часть до сих осталось висеть на человеке (например, написание самого текста). И это тоже будет не всегда, появится AI, который будет писать тексты лучше меня.

2. Стоить помнить, что все остальные варианты делегирования — промежуточные и более слабые. То, что люди ходят на работу и что-то каждый день делают, это лишь оттого, что их задачи либо а)еще не выкинули б)еще не автоматизировали и не передали роботам.

Каждую задачу стоит:
а)сначала постараться выкинуть (если в ней нет ценности), а если ее не удается выкинуть, то

б) постараться ее доверить алгоритму и только потом, в худшем случае

в)передать ее человеку.

3. Когда мы решаем все-таки делегировать задачу другому человеку, возникает еще одна развилка:
отдать кому-то из сотрудников или на фриланс/аутсорс, на сторону? То есть «сделать самим» или «купить». Купить решение этой задачи у внутреннего сотрудника или на внешнем рынке.

4. Задачи, которые делегировали человеку нужно сопоставлять с тем, как бы это сделала идеальная машина, самый умный на свете AI.

Вход — >Процесс—> Выход (результат). Стоит описывать вход и выход (результат и сроки), но не описывать процесс.

Это очень похоже на подход Job To Be Done и вообще на любое стандартное описание бизнес-процессов.

Из определения в п.1 следует, что качество любой задачи, выполняемой человеком стоит сравнить с идеальным алгоритмом и только потом с работой других людей.

5. Отсюда, любая задача или функция проходит следующие стадии:
— Поиск ценности. Поиск задач и методов, которые удовлетворяют старые потребности, новым, лучшим способом.
— Выкидывание лишних задач. Из того, что добавляет ценность и продается начинают выкидывать лишнее (а это около 90%).
— Стандартизация и делегирование всего, что можно по-максимуму роботам/алгоритмам.
— То, что нельзя или пока что дорого автоматизировать — отдаешь людям и себе самому. Выбираешь между внутренними сотрудниками и внешними фрилансерами.

6. Как выбрать что нужно делать внутри, а что отдавать на аутсорс? Внутри должны оставаться только ключевые компетенции, остальное — на аутсорс.

7. Ключевые компетенции. То, что нельзя отдавать на аутсорс (ядро бизнеса, ключевые компетенции). Если отдать ключевые компетенции на аутсорс, тогда это будет бизнес того, кому отдали, а не ваш.

4 главных блока:
— Продажи, поиск ценности, общение с клиентами.
— Подбор команды и оптимальное распределение задач по людям.
— Дизайн и сборка продукта, то, что создает ценность в голове клиента и в каналах продаж. Та самая «лучшесть», которую можете обеспечить вы и почему-то пока не могут обеспечить другие. Нечестные преимущества.
— Управление деньгами, финансы.

8. Альтернативные затраты. Если ваша зарплата/доход 1 млн. руб. в месяц и вы работаете, например 100 часов в месяц, все что дешевле 10 тыс. руб. в час (1 млн/100 часов) и не относится к ключевым компетенциям можно отдавать на аутсорс.

9. Как прокачать навыки делегирования
— Начать фиксировать то, чем вы занимаетесь по методу Вход-Процесс-Результат. Или по методу JobsToBeDone: Возникла ситуация X (вход), я делаю Y (процесс), Чтобы получить Z (результат)
— Использовать сервисы Zapier и IFTTT — для интеграции всего со всем и автоматизации.
— Активно использовать фриланс на fiverr и upwork
— Постоянно заниматься собеседованиями. Давайте тестовые задания и принимать результаты.

10. Устроить себе 3 месяца полного делегирования.
— Не готовить, а заказывать готовую еду в Шефмаркет или GrowFood и т.п.
— Не убирать, а заказывать уборку в Qlean
— Нанять персонального ассистента хотя бы на 1 месяца (консьерж — сервисы)
— Всячески уклоняться от работы ради работы. Начнется жесткая проблема с тем, что появится много свободного времени. Придумать себе заранее занятия, которыми можно заполнить все свободное время (читать книги, заниматься спортом и т.п.)
— Посмотреть что в итоге останется.

Кто, что пробовал еще? Поделитесь в комментариях.


Подпишитесь, чтобы не пропускать новые статьи